Durée : Un (01) mois

I – DESCRIPTION DE TACHES
Sous la supervision générale de l’Administrateur aux Opérations et la supervision directe du Chargé aux Programme, le candidat ou la candidate effectuera les taches suivantes :
• Réceptionner et distribuer tous courriers adressé au Programme ;
• Préparer le plan d’action hebdomadaire du Programme ;
• Planifier/Préparer les réunions internes de même que les ateliers organisés par le Programme conformément aux calendriers et besoins ;
• Assurer la gestion des fournitures de bureau destinées au Programme (Suivi de l’utilisation et inventaire) ;
• Initier les correspondances administratives et d’information financière à l’attention des Responsables nationaux des programmes ainsi que les correspondances administratives courantes liées aux transactions financières et budgétaires ;
• Recevoir les ANNEXES 3 et mettre à jour le tableau des DFCs et DIs;
• Effectuer le paiement des engagements du Programme ;
• Préparer les budgets des activités sur le terrain avec la collaboration de la partie nationale ;
• Archiver les copies des pièces comptables ;
• S'assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l'OMS, éditer et corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant ;
• En collaboration étroite avec les autres membres du personnel d'appui, créer et/ou maintenir des systèmes de classement; faire la révision constante du système de classement pour s'assurer que l'information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente ;
• Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;
• Etablir les demandes de voyage dans le GSM pour les voyages officiels de l'OMS. Faire des réservations de vol et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter avec d'autres sujets connexes comme demandé ou de sa propre initiative ;
• S'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui à d'autres domaines du travail.

II. QUALIFICATIONS, EXPERIENCES & AUTRES

Compétences génériques :
1. Favoriser l’intégration et le travail en équipe
2. Communiquer de manière crédible et efficace ;
3. Produire des résultats de qualité ;
4. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ;
5. Veiller à l’utilisation efficace des ressources.
Compétences Fonctionnelles :
Ce travail exige l'utilisation du traitement de texte ou d'autres logiciels et matériel de bureautique usuels

Education et Qualifications :

Education
Essentielle :
• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalente formation technique administrative, commerciale ou gestion.
• Formation dans le domaine du secrétariat ou dans un domaine administratif relatif

Souhaitable : Un diplôme universitaire en gestion/comptabilité ou finances serait un avantage.

Expérience :
Essentielle :
• Minimum 5 d'expérience pertinente dans la gestion administrative.
• Maitrise de l’outil informatique

Souhaitable : Une expérience à des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou système des Nations Unies serait un avantage. Une expérience à l’utilisation du système Oracle ou d’autres systèmes ERP serait un atout

Langue:
• Excellente connaissance du français
• Bonne connaissance pratique de l’anglais