LuxDev est actuellement mandatée par le Ministère des Affaires étrangères et européennes du Luxembourg pour la mise en œuvre des programmes de coopération bilatérale du 3ème Programme indicatif de Coopération (PIC III) dans les secteurs du développement rural, la formation professionnelle et la décentralisation. A l’issue des programmes actuels, un 4ème Programme indicatif de Coopération (PIC IV) sera signé et mis en œuvre avec pour ambition de contribuer à l’atteinte de l’agenda 2030 par le pays partenaire.

Au-delà de ces mandats, LuxDev gère actuellement des coopérations déléguées avec la Direction du Développement et de la Coopération (DDC) et avec l’Union européenne (développement local).

Afin d’améliorer la performance et l’efficacité des interventions bilatérales et déléguées dont la mise en œuvre est facilitée par des experts internationaux, le partage et le cofinancement de services mutualisés sont envisagés. Dans un premier temps, ces services sont composés de deux équipes, une pour la gestion administrative et financière, la passation de marchés, les accords de partenariats opérationnels, les ressources humaines et la logistique, et l’autre pour le suivi, le renforcement de capacités et le mainstreaming.

Les équipes mutualisées sont animées par un responsable et collaborent avec les différentes composantes des programmes.

Le RAF rapporte au Représentant résident du Bureau Mali et encadre les cellules administration-finances (10 personnes), passation de marchés (4 personnes), ressources humaines (2 personnes) et logistique (8 personnes) de la CAM à Bamako et dans les différentes régions.

Objectifs de la mission

Il est attendu du RAF un appui aux Assistants techniques internationaux/Coordinateurs en charge de l’exécution des différentes interventions, dans l’administration, les finances, la passation de marchés, les conventions de délégation, les ressources humaines et la logistique.

Cette logique client-fournisseur a pour but de décharger les ATI/Coordinateurs de ces tâches, afin de leur permettre un meilleur focus sur les aspects techniques de la mise en œuvre (notamment le renforcement des capacités des partenaires nationaux) et permet également de garantir les règles et stratégies prônées par l’agence.

Responsabilités

Contrôle de gestion et audit :

• mettre en œuvre des procédures et processus LuxDev et internes relatifs à la gestion administrative et financière, les passations de marchés, les ressources humaines, les conventions de délégation et la logistique de la structure mutualisée et des appuis au Mali ;
• appuyer la préparation et le bon déroulement des missions d’audit et mettre en œuvre les recommandations. 

Administration :

• négocier et suivre administrativement et financièrement les éventuels contrats de la structure mutualisée (assurance, gardiennage, entretien, bail…) ;
• établir et tenir à jour les tableaux de suivi des coûts de la structure mutualisée et faire des propositions pour limiter les dépenses ;
• gérer les véhicules et chauffeurs de la structure mutualisée et contrôler la bonne gestion de tout le parc automobile (contrôle/suivi kilométrage, carburant et entretien) ;
• gérer les biens et matériels (suivi/ et inventaires).

Ressources humaines :

• participer à la relecture de la politique de rémunération et assurer son implémentation ;
• s’assurer que tous les recrutements et contrats de travail respectent la législation en vigueur et les procédures LuxDev  et tenir à jour les dossiers du personnel ;
• conseiller les ATI/Coordinateurs en matière de développement des compétences y compris, le cas échéant, l’élaboration et le suivi d’un plan de formation.

Finances et comptabilité :

• préparer et suivre le budget de la structure mutualisée ;
• assurer le traitement et le paiement des factures, l’enregistrement des pièces comptables et les contrôles et le rapportage financier ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des déclarations fiscales et sociales ;
• soumettre les demandes de renouvellement de l’exonération TVA et des cartes jaunes ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivi de la TVA et de sa récupération.

Le RAF prépare directement les demandes d’engagement et de modification d’engagement et exécute les paiements y relatifs dans la limite de son pouvoir de signature. Les ATI/Coordinateurs, sont responsables de préparer leur budget et programmations (hors structure mutualisée) avec le soutien administratif et financier du RAF.

De manière générale, sur base des besoins, le RAF prépare les demandes de réapprovisionnement des comptes en banque et les transmet à LuxDev.

Plus spécifiquement en ce qui concerne les budgets pluriannuels et programmations annuelles des différents appuis, le RAF vient, que ce soit pour les ressources gérées en régie, à travers des conventions de délégation ou encore par le partenaire dans le cadre de fonds communs, en appui aux ATI/Coordinateurs pour appuyer la déclinaison des budgets pluriannuels en budgets annuels, l’élaboration des programmations financières des tâches et activités et l’inclusion, le cas échéant, dans la loi de finances. Il veille au respect des délais dans la production des éléments de suivi et rapportage financier ;

Passation des marchés :

• préparer les appels d’offre et documents de contrats pour équipements, travaux et services professionnels, conformément aux procédures LuxDev ;
• s’assurer que le processus d’attribution des marchés respecte les procédures et règlements en conformité avec les usages du pays et du bailleur ;
• établir les contrats pour signature par les CTP/ATI dans la limite de leur seuil ;
• gérer administrativement et financièrement les contrats, la supervision technique restant du ressort des CTP/ATI.

En ce qui concerne les acquisitions au profit de la cellule mutualisée le RAF est également responsable de l’élaboration des spécifications techniques et de la supervision technique des marchés. Concernant des acquisitions regroupées (p.ex. équipements à mettre à disposition au niveau de plusieurs structures de mise en œuvre), le RAF coordonnera la finalisation des spécifications techniques.

Convention de délégation de fonds :

Les conventions de délégation de fonds servent à déléguer la responsabilité de l’exécution d’une action, ainsi que les ressources qui vont avec, à un partenaire, dans une logique d’appropriation combiné au renforcement des capacités de gestion du partenaire. Dans ce cadre, les responsabilités du RAF sont d’assister les CTP/ATI dans la préparation, le suivi et la clôture des conventions de délégation de fonds.

Renforcement des capacités :

Le renforcement des capacités est aujourd’hui au cœur de l’action et il est attendu que le RAF y participe, que ce soit en interne ou en externe, dans son domaine de compétence (finances, passation de marchés, administration, …). Il soutiendra le renforcement de capacités au niveau individuel, organisationnel et institutionnel aux partenaires.

Qualifications

• diplôme universitaire supérieur (BAC+5) avec MBA ou équivalent en administration et/ou gestion ;
• au moins 5 ans d’expérience dans une position similaire ;
• parfaite maîtrise du français.