REFERENCE : 21-Administration-RCS-148524-R-Bamako (X)

Cette position est située au Bureau du Coordonnateur résident (BCR/RCO) . L’assistant administratif, à ce niveau, fait rapport au RC et au Chef du BCR/RCO. Outre l’appui fourni au CR, l’assistant administratif est responsable de la gestion efficace et efficiente de toutes les questions administratives liées au bureau comprenant la gestion des ressources humaines, du budget et des finances.

FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICIENT DU BUREAU DU COORDONNATEUR RÉSIDENT:

• Gérer l’ordre du jour et mettre à jour l’horaire de travail du coordonnateur résident, recevoir les visiteurs, gérer les communications téléphoniques et fournir les informations demandées avec tact et discrétion;
• Prendre en charge les dispositions protocolaires, les réunions avec des personnalités et des fonctionnaires de haut rang, assurer le secrétariat et prépare la documentation pertinente;
• Préparer et organiser, en étroite collaboration avec le chef d’équipe du BCR/RCO, les réunions de coordination, ainsi que les réunions du Forum des partenaires au développement (FPaD);
• Maintenir une liaison étroite avec ses collègues assistants des membres de l’équipe de pays des Nations Unies / chefs d’agence pour faciliter l’échange d’informations; faciliter le partage d’informations entre le CR et les autres membres de l’équipe de pays des Nations Unies;
• Préparer, organiser et faire office de secrétariat pour les réunions internes et externes auxquelles peuvent participer des hauts fonctionnaires;
  
  
• Prendre des notes abrégées sur divers sujets et les rédige conformément aux normes techniques des Nations Unies;
• Rédiger des correspondances, documents et rapports, dont certains sont de nature confidentielle;
• Fournir une traduction et une interprétation informelles si nécessaire;
• Tenir à jour une liste des noms, adresses et numéros de téléphone des membres du gouvernement, des hauts fonctionnaires des institutions nationales, des membres du corps diplomatique, des représentants de la société civile et du secteur privé;
• Organiser les formalités de déplacement du coordonnateur résident et maintient une liaison constante avec les différentes unités du BCR/RCO pour assurer la continuité des affaires pendant son absence.
• Maintenir un système adéquat de surveillance et un système de classement pour le CR et le BCR/RCO, y compris tous les fichiers confidentiels
• Maintient une liaison permanente avec toutes les unités du RCO, rechercher, sélectionner et diffuser les informations qui peuvent être utilisées dans le travail; fournir des lignes directrices/ instructions au besoin;
• Assurer le suivi des délais des actions à entreprendre, des engagements à prendre et coordonner la collecte et la soumission des rapports au Coordonnateur Résident;
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et vérifier que la correspondance préparée par les membres du personnel est correctement formatée avant d’être soumise à la signature du coordonnateur résident.
• S’assurer que toute la correspondance et tous les fichiers soumis pour signature au CR sont conformes aux normes de l’ONU, avec tous les documents justificatifs et approuvés par les personnes autorisées.
  
  GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
  
  
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités des ressources humaines du BCR/RCO, par exemple le recrutement de personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., tout en assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures des Nations Unies.
• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs prestations, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les prestations prévues dans le Statut et règlement du personnel.
• Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de postes et assurer le suivi de leur statut.
• Tenir à jour le plan de congés du BCR/RCO.
  Appuyer les questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales, sur l’espace et autres questions administratives.
  
  BUDGET ET FINANCES :
  
  
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions ou des besoins relatifs aux ressources humaines et financières.
  
  
• Consolider le budget ou le programme de travail pour ce qui concerne le budget du Siège, les fonds des programmes conjoints, etc..
• Contrôler les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
• Assister le superviseur, si nécessaire, dans la définition des ressources requises pour les soumissions budgétaires.
• Aider à la préparation des conclusions sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur le l’exécution du budget.
• Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
• Coordonner avec les autres equipes des finances et du budget pour toutes les questions y relatives lors de la préparation des rapports budgétaires.
  
  ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
  
  
• Rédiger une correspondance de routine pour répondre aux demandes concernant les questions relatives au personnel, à l’administration ou à l’audit.
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• Coordonner les voyages, la gestion des événements, la gestion de l’espace, l’achat de fournitures, les services de transport, les expéditions et le dédouanement.
• Faire les demandes de services opérationnels et faire le suivi adéquat pour que les services demandés soient réalisés à temps.
• Fournit un soutien administratif et logistique à l’organisation d’ateliers, de retraites, de conférences, de réunions de haut niveau des Nations Unies (préparation de budgets, installations de conférence, correspondance / invitations, préparation de documents et de notes logistiques, organisation de voyages, informatique / équipement, liaison avec les prestataires de services, etc.) ;
• Assurer un calendrier de bureau à jour des missions / événements / activités inter institutions et agences des Nations unies pour une coordination et une planification adéquate du plan de travail du CR / RCO.
• Exécuter d’autres tâches administratives connexes, si besoin (par exemple les programmes de voyages opérationnels, le suivi des comptes et du paiement aux fournisseurs et aux contractants, la planification de l’espace physique, l’identification des besoins en technologies de bureau et l’entretien des équipements, logiciels et systèmes, traductions).
  
  ADMINISTRATION DES CONTRATS :
  
  
• Assurer la gestion quotidienne des contrats entre le BCR/RCO et les contractants externes pour les services sous-traités.
• Vérifier les factures des contractants selon les produits et services fournis par le contractant selon les besoins.
• Traiter le paiement des factures des contractants et contrôler les paiements.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations pour les activités et services contractuels, notamment les cartes d’identité des Nations Unies, les cartes d’accès aux
  
  bâtiments, les permis de stationnement des Nations Unies, les cartes d’accès magnétique et les clés des portes.
• S’acquitter d’autres tâches si besoin
  
  Competences
  
  
• Professionalisme: Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés; Garder son calme dans les situations de crise.
  
  
• Aptitude à la Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir
  chacun au courant.
  
  
• Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
  
  
  Education
  
  Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
  
  Travail
  
  Au moins 7 années d’expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat de haut niveau ;
  Fréquents contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, les diplomates, les Chefs d’agences, le Secrétariat général des Nations Unies ;
  Une expérience à un poste similaire dans une organisation internationale, un organisme du système des Nations Unies et/ou une Mission de maintien de maintien de la paix ;
  Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) ;
  Une bonne connaissance de la plateforme UMOJA serait un atout.
  
  Langues
  
  L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. La maîtrise du français (oral et écrit) et requisé.
  
  Evaluation
  
  L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
  
  Informations Supplementaires
  
  Ces postes sont susceptibles d’être recrutés sur place conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et des catégories apparentées seront recrutés dans le pays ou à proximité de chaque bureau, indépendamment de leur nationalité et de la durée de leur séjour dans le pays. Un membre du personnel faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.
  
  À l’Organisation des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’ONU recrute et emploie du personnel indépendamment de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la race, des origines religieuses, culturelles et ethniques ou des handicaps. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature.
  
  Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes à 50/50 au sein de son personnel, conformément à la stratégie de parité des sexes du Secrétaire général. Les candidates sont vivement encouragées à postuler pour ce poste.