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*Veuillez soumettre votre CV en anglais. OBJET DU POSTE : Les dépenses liées à la chaîne d'approvisionnement constituent la deuxième catégorie de dépenses de World Vision, après les dépenses liées aux personnes. Lorsque l'on combine les programmes de développement et d'aide, entre 0,60 et 0,70 $ pour chaque dollar qui passe par notre chaîne d'approvisionnement, le risque de réputation et l'exposition à la fraude sont les plus importants parmi le personnel de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) car ils sont les plus exposés de tout le personnel de World Vision à la corruption, à la fraude, au népotisme et à la mauvaise gouvernance. Les cas de mauvaise gestion et de manque d'atténuation des risques dans des contextes difficiles donnent toute leur place aux défis que pose le respect des promesses faites par nos donateurs aux communautés que le partenariat sert. La région de l'Afrique de l'Ouest est composée de contextes d'urgence et de fragilité et, dans certains pays, d'un mélange des trois. La taille géographique des pays et la complexité du marché en font la région la plus difficile à gérer dans le cadre du partenariat. Ce poste est unique dans la mesure où il relève directement du directeur principal du Centre mondial des opérations de terrain de la SCM et est fortement lié au bureau régional en tant que membre principal de l'équipe de direction régionale. Ce poste assurera la direction générale, la supervision matricielle et le soutien à la gestion de tous les aspects de la gestion de la chaîne d'approvisionnement au niveau du bureau régional et du bureau de terrain dans la région de l'Afrique de l'Ouest. Ce poste fait partie de l'équipe de direction du Bureau régional (BR) et a pour but de garantir la gérance, la responsabilité, la réduction des risques et les stratégies de gestion, de diriger la planification et la recherche de toutes les dépenses de programmes clés qui servent au mieux les objectifs stratégiques et de programme des bureaux extérieurs (Bureaux extérieurs) tout en garantissant le meilleur rapport qualité-prix. En outre, ce poste est responsable de l'établissement de la gestion de la chaîne d'approvisionnement comme une fonction de partenariat essentielle pour les situations d'urgence, les situations fragiles et le contexte de développement, du renforcement des capacités du personnel de la chaîne d'approvisionnement, du développement et de la mise en œuvre de systèmes, de processus et de contrôles pour assurer une exécution efficace et efficiente des programmes des Bureaux extérieurs tout en réduisant les risques. RESPONSABILITÉS CLÉS : Leadership, renforcement des capacités et partenariat stratégique : En partenariat avec les responsables des bureaux extérieurs, assurer une direction forte et positive des services de gestion de la chaîne d'approvisionnement des bureaux extérieurs, en veillant à ce que du personnel talentueux et motivé soit recruté, maintenu en poste et formé, afin d'assurer une prestation efficace des services et programmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Coordonner le développement professionnel et personnel du personnel des bureaux extérieurs par une orientation efficace, des plans de développement, un encadrement sur le terrain, l'identification des besoins et des possibilités d'apprentissage (par exemple, réponse aux catastrophes, gestion des subventions, approvisionnement en fournitures, gestion des risques) et la planification de la succession. Procéder à la planification et à l'évaluation des performances par le biais de discussions continues et de la gestion des performances avec la direction des bureaux extérieurs. Responsable de l'établissement de stratégies régionales de gestion de la chaîne d'approvisionnement et de l'exécution des activités de gestion de la chaîne d'approvisionnement dans la région et dans les bureaux hors siège, ce qui permet d'optimiser les services, l'approvisionnement en produits, la gestion des stocks et le rapport qualité-prix, tout en atténuant les risques et en faisant de la gestion de la chaîne d'approvisionnement de la VM un moteur concurrentiel reconnu par les donateurs. Élaborer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement régionaux annuels dans le cadre d'un plan pluriannuel pour la région et chaque bureau opérationnel s'assure que les contrats de GC et de RO sont utilisés là où ils offrent le meilleur rapport qualité-prix : Assurer le meilleur rapport qualité-prix au niveau du programme en continu. Développer l'information sur le marché par le biais d'évaluations continues du marché pour comprendre et répondre aux risques d'approvisionnement, aux coûts et aux fluctuations des marchés financiers. Exploiter la demande et les dépenses dans tous les pays pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix global par le biais de contrats régionaux et de contrats de bureaux extérieurs. Mise à jour trimestrielle des plans et ajustements en fonction de l'évolution de la demande réelle pour assurer l'offre. Responsable de l'élaboration, de la gestion et de la négociation des contrats régionaux et FO pour inclure les fournisseurs, les consultants et les travaux de construction : - Diriger et définir la stratégie de négociation pour les contrats à long terme et les contrats de dépenses importantes.
- Gestion de la performance des fournisseurs par rapport aux conditions contractuelles et aux produits livrables.
- Conformité aux lois et réglementations locales.
- Modifications des contrats selon les besoins.
- Minimisation des risques et de l'exposition à la VM.
Responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de stratégies et de plans d'inventaire pour soutenir la préparation à l'intervention, soit par le biais de stocks propres prépositionnés, soit par le biais de stocks de fournisseurs : - Établir des capacités d'importation au niveau des FO et des RO par l'intermédiaire de courtiers tiers identifiés.
- Compréhension totale des réglementations et des tarifs d'importation.
- Communiquer avec les dirigeants des OG et des OR sur les principales conditions du marché, les changements réglementaires et les paramètres d'exploitation.
Développer de solides relations de travail intégrées avec les BSF et les GAM pour soutenir l'identification précoce des besoins d'approvisionnement afin de soutenir la demande de propositions de subventions pour de nouveaux modèles d'exploitation : - Fournir un soutien aux fournisseurs dans la définition des spécifications et des nouvelles technologies potentielles.
- Identifier les sources d'approvisionnement régionales.
- Fournir un coût d'approvisionnement et un délai de livraison ciblés
- Modéliser le leadership des serviteurs centrés sur le Christ et soutenir le développement spirituel des équipes.
- Participer activement aux réunions de gestion et de direction du CA et des bureaux régionaux, et faciliter et diriger la mise en œuvre des stratégies clés pour soutenir la mise en œuvre de la stratégie 2030.
- Diriger et participer activement à toutes les réunions stratégiques pertinentes du CA et des bureaux régionaux.
- S'assurer que les politiques et procédures de la chaîne d'approvisionnement du partenariat sont comprises et soutenues par la direction générale du bureau régional et du bureau national, le personnel opérationnel/technique, le personnel financier, les partenaires locaux et les communautés.
- Développer des réseaux solides en interne (bureaux extérieurs, autres régions, GAM, DMT, SO, DMT et autres entités de partenariat) et en externe (autres ONG, réseaux de fournisseurs, groupe logistique) par le biais de communications efficaces, de relations et d'une double citoyenneté.
- Promouvoir les réseaux de ressources partagées au sein de la région et du partenariat.
Respecter et promouvoir les documents politiques clés de l'IVE : - Mission
- Valeurs fondamentales
- Pacte du partenariat
- Impératifs stratégiques
L'intendance : - S'assurer que des processus, des mesures et des contrôles efficaces et rentables en matière de gestion de la chaîne logistique sont en place dans les bureaux hors siège.
- Diriger et mettre en œuvre l'amélioration continue des processus en tant que mode d'opération standard dans l'ensemble des OP en partenariat avec les Finances, les Opérations au niveau du CA, des régions et des OP.
- Fournir des analyses, des points de référence et des recommandations pour déterminer l'utilisation efficace des ressources dans la gestion de la chaîne logistique des bureaux régionaux et des bureaux d'appui.
- Contribuer au développement, faciliter la mise en œuvre et surveiller les contrôles des politiques, des règles et des processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement dans toute la région afin de favoriser l'efficacité, l'amélioration continue et l'atténuation des risques.
- Explorer et mettre en œuvre des moyens plus économiques et plus efficaces de répondre aux besoins du programme sans compromettre la qualité du ministère (par exemple, rationalisation des articles, présélection des fournisseurs, plans d'intervention en cas de catastrophe).
- Mettre en place et diriger l'approvisionnement stratégique et la rationalisation des fournisseurs dans tous les bureaux locaux de WARO afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix, la livraison en temps voulu des biens, des travaux et des services pour soutenir les programmes et atténuer les risques.
- Fournir une large connaissance de base des exigences des donateurs et de la conformité des exigences des donateurs dans tous les bureaux opérationnels.
- Aligner les structures des bureaux locaux de la gestion des catastrophes afin d'accroître la flexibilité, l'agilité et la capacité à soutenir les activités transfrontalières selon les besoins.
Processus, systèmes et contrôles :
- Conduire et diriger les bureaux locaux et les équipes régionales dans la préparation, la mise en œuvre, l'adoption et l'utilisation de la provision dans son intégralité.
- Élaborer des stratégies et des plans de travail des bureaux hors siège en vue d'améliorer la mise en œuvre de la disposition (processus, systèmes, contrôles).
- Assurer et diriger la mise en œuvre des processus opérationnels standard intégrés pour la passation de marchés publics dans tous les bureaux extérieurs de WARO.
- Responsable des processus opérationnels pour tous les processus et systèmes de la chaîne d'approvisionnement.
- Déterminer les méthodes les plus connues Escalade des problèmes et demande de changement au groupe de gouvernance.
- Faciliter les mises à niveau des systèmes et les changements de processus dans tous les bureaux.
- Créer un forum régional pour partager et exploiter les connaissances en matière d'approvisionnement, afin de renforcer les compétences générales en matière d'approvisionnement dans toute la région.
- Développer et diriger des équipes régionales de formation à la Provision qui assurent une formation continue selon les besoins dans tous les bureaux extérieurs, que ce soit dans un contexte d'urgence, de fragilité et/ou de développement.
- Conduire et mettre en œuvre le protocole de GAM/approvisionnement depuis la conception du concept jusqu'à la clôture de la subvention.
- Diriger, faciliter et piloter la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement régional et des organisations agricoles par une planification continue des achats dans toute la région, identifier et exploiter les possibilités de consolidation régionale et mondiale.
Suivi, conformité et rapports : - S'assurer que des systèmes standard de gestion de la chaîne logistique sont établis et maintenus dans les bureaux hors siège afin de fournir des niveaux de sécurité et de contrôle appropriés sur les ressources et les opérations de l'organisation.
- Assurer la conformité avec les politiques et les normes énoncées dans le Manuel des politiques du GSCM et les exigences des donateurs (le cas échéant).
- Définir et mettre en œuvre des systèmes de contrôle interne efficaces et efficients en partenariat avec les Finances, le CSD et les Opérations.
- Coordonner et faciliter l'examen mensuel par les OA des mesures de transformation et d'optimisation des provisions afin de parvenir à une adoption complète et à l'efficacité.
- Faciliter l'élaboration et la mise en œuvre des plans d'amélioration des OA.
- Gérer les systèmes et les contrôles de gestion de la chaîne logistique et veiller à ce qu'ils soient en place dans tous les bureaux hors siège afin de réduire au minimum les risques d'audit au niveau des bureaux hors siège et des projets.
- Effectuer les vérifications des systèmes et des contrôles de gestion de la chaîne logistique des bureaux hors siège.
- Aider les bureaux hors siège à remédier aux conclusions et recommandations des audits de gestion de la chaîne d'approvisionnement
LES CONNAISSANCES, LES COMPÉTENCES ET LES CAPACITÉS : |