Sous la supervision du chargé de programmes au Burkina Faso, l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e), assure le fonctionnement effectif et efficient du bureau pays tout en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects du poste, l’application des procédures, la gestion de la dissémination de l’information et le suivi des échéances et des engagements. Il ou elle fait partie de l’équipe d’appui du groupe Management de l’Agence.

L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e), aura pour mission, une assistance globale auprès du chargé de programmes de ONU-Habitat.

En plus des actions spécifiques citées plus bas, le ou la titulaire du poste s’occupera des tâches quotidiennes dites ”Standard” d’un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(e). Il s’agira notamment de la gestion du courrier, la saisie de documents/rapports, l’inventaire du matériel du bureau, le classement électronique de documents, la gestion électronique des rendez-vous, la rédaction de lettres/mails et autres documents, l’accueil des visiteurs, la réception appels téléphoniques, la supervision de la logistique du Bureau et du matériel mis à la disposition des partenaires de mise en œuvre des projets ONU-Habitat et l’exécution de toute autre tâche, chaque fois que ses compétences seront requises.

Duties and Responsibilities

Aux côtés du Chargé de programmes de ONU-Habitat, il ou elle assurera un appui administratif, financier et logistique au niveau global et au niveau de chacun des projets et programmes de ONU-Habitat au Burkina Faso et auprès des partenaires de mise en œuvre desdits projets / programmes ainsi qu’il suit :

• L’acquisition de fournitures de bureau, des équipements et de matériels tout en suivant les procédures exigées par le Système des Nations Unies ;
• La préparation et la participation aux cérémonies commémoratives en lien avec le mandat de ONU-Habitat ;
• La préparation des rapports financiers ;
• La participation aux réunions et prises de notes pour la rédaction des comptes rendus des rencontres de ONU-Habitat et ses partenaires au Burkina Faso ;
• La gestion financière, le suivi du budget et des autorisations financières ;
• La préparation des missions de ONU-Habitat siège au Burkina Faso ;
• L’organisation des voyages des partenaires se rendant en mission de ONU-Habitat hors du Burkina Faso ;
• L’élaboration des budgets des ateliers/séminaires et la demande de déblocage des fonds ;
• L’organisation et la participation aux ateliers/séminaires et le paiement des perdiem ;
• L’appui l’élaboration des budgets des projets et programmes de ONU-Habitat au Burkina Faso ;
• L’exécution des missions terrain pour un appui à l’équipe affectée sur le terrain ;
• La mise en place et le suivi des politiques et procédures administratives dans la gestion du personnel ;
• La tenue et la conservation des dossiers administratifs et ressources humaines du personnel (Contrats, sécurité sociale, assurances, mesures disciplinaires, certificat de travail, etc.) ;
• La facilitation des processus de recrutement (des appels d’offres, préparation des profils de poste, lancement des offres d’emplois, des tests et entrevues) ;
• La supervision de la logistique du bureau et du matériel mis à la disposition des partenaires de mise en œuvre des projets ONU-Habitat ;
• L’appui à la mobilisation de ressources.

Impacts des résultats:

Les résultats clés ont un impact sur le fonctionnement efficace du Bureau. Une bonne gestion du temps et d’organisation renforcent la capacité du Bureau ainsi que l’image de UN-habitat comme acteur effectif dans le développement du pays. La prise d’initiatives dont fera preuve le ou la titulaire du poste a un impact décisif sur les résultats des tâches finalisées dans les délais.

Competencies

Compétences et Valeurs Cardinales :

• Intégrité
• Adhérer aux valeurs des NU dans les activités et le comportement quotidien.
• Agir sans se soucier de son intérêt propre.
• Ne pas céder aux pressions politiques.
• Ne pas commettre d’abus de pouvoir ou d’autorité.
• Se tenir aux décisions qui sont de l’intérêt de l’Organisation.

Professionnalisme:

• Tirer fierté de son travail et de ses réalisations.
• Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet.
• Etre consciencieux et efficace dans l’exécution des tâches, et honorer les engagements, tenir les délais impartis et obtenir les résultats escomptés.
• Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels.
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés.
• Garder son calme dans des situations stressantes.

Respect de la diversité:

• Travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines.
• Respecter la dignité de chacun.
• Respecter les points de vue différents et le montrer dans le travail et la prise de décisions.
• Accorder un traitement égal aux hommes et aux femmes.
• S’interroger sur ses propres préjugés et comportements de manière à se garder des réactions stéréotypées.
• N’exercer contre personne de discrimination individuelle ou collective.

Required Skills and Experience

Qualifications requises pour le poste :

Education :

Titulaire d’un BTS/DTS ou DUT, en assistanat de direction, ou d’un autre diplôme équivalent

Expérience :

• Six (06) ans d’expérience minimum dans le domaine de secrétariat et de comptabilité notamment dans les projets et programmes en exécution nationale ou tout autres types de projets de développement ;
• Bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies.

Comptabilité :

• Notions en comptabilité.

Outil informatique :

• Maîtrise des logiciels informatiques : traitement de texte Word, Power Point, Excel, Internet, etc.

Langue :

• Maitrise du français ;
• Connaissance de l’anglais est un atout.