Cadre organisationnel et relations de travail

L'assistant approvisionnement principal fournit un soutien à toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d'approvisionnement, y compris la planification, l'approvisionnement et l'achat, le transport, l'expédition, le dédouanement, l'entreposage, la gestion des actifs et du parc automobile et le suivi dans le domaine de responsabilité.

Le titulaire est supervisé par un responsable de l'approvisionnement de niveau supérieur et reçoit régulièrement des conseils et des instructions du superviseur sur les étapes successives. Il travaille de manière indépendante sur les tâches de routine tout en suivant les instructions du superviseur sur les questions plus complexes. Le titulaire peut avoir des contacts de travail sur des questions spécifiques avec d'autres bureaux du HCR, des agences des Nations unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l'exécution de la fonction d'approvisionnement. Le titulaire du poste doit soutenir la gestion des ressources matérielles dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d'efficacité dans l'utilisation de ces ressources.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l'exécution de leurs tâches telles qu'elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s'acquitter de leurs responsabilités d'une manière compatible avec les compétences fondamentales, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

Conformément aux règles et procédures de la chaîne d'approvisionnement, soutenir les activités d'approvisionnement connexes afin de faciliter les processus de bout en bout du HCR, qui se traduisent par une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de la compétence du HCR.

Appliquer la stratégie d'approvisionnement et de passation de marchés du HCR lors de la planification de l'achat de biens et de services importants.

Lancer le dédouanement des envois, rédiger les demandes d'exemption et assurer la liaison avec les agents locaux.

Soutenir la gestion de l'entrepôt et aider à la planification des livraisons de biens et de services, et fournir des informations sur le statut des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d'approvisionnement.

Tenir des dossiers précis et complets sur les activités d'approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour périodiquement et sur demande.

Examiner les demandes d'achat pour s'assurer de leur conformité et assurer la liaison avec les demandeurs.

Préparer les demandes de devis et les appels d'offres, produire des tableaux d'offres à partir des appels d'offres et préparer les bons de commande pour approbation.

Envoyer les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des produits et services commandés.

Fournir des informations sur toutes les activités d'achat au sein de l'OR.

Produire des rapports standard de gestion des actifs et d'autres informations sur les actifs, périodiquement et sur demande.

Tenir à jour des données précises dans tous les systèmes opérationnels pertinents. Compiler des informations statistiques sur les questions liées à la chaîne d'approvisionnement qui aideront à la prise de décision.

Dans les bureaux régionaux :

Assurer le suivi des indicateurs clés de performance de l'offre globale pour la région et aider à la préparation des indicateurs régionaux, le cas échéant.

Surveiller tous les exercices périodiques de l'approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d'inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d'année et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.

Aider les opérations nationales dans la gestion du MSRP.

Dans les opérations nationales :

Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités d'approvisionnement.

Aider à la gestion du stockage des marchandises conformément aux "meilleures pratiques" et aux règles et règlements du HCR ;

Aider à la gestion efficace des biens, installations et équipements (PPE) conformément aux règles et règlements du HCR, y compris l'enregistrement et le marquage des nouveaux PPE, la vérification physique des PPE, la préparation des accords et des formulaires d'élimination (y compris les soumissions au LAMB/AMB), et l'aide à l'élimination des PPE.

Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle

Années d'expérience / Niveau de diplôme

Pour les G5 : 2 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou 1 an d'expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un diplôme équivalent ou supérieur

Compétences fonctionnelles

Connaissances informatiques

SC-PeopleSoft Gestion de la chaîne d'approvisionnement ;

SC-Planification de l'approvisionnement

SC-Dédouanement

SC-Logistics

Gestion de l'entrepôt SC

Gestion des actifs du SC

Gestion de la flotte SC

(Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques

Pour les emplois professionnels internationaux et les emplois de service sur le terrain : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail des Nations unies du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.

Pour les emplois professionnels nationaux : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail des Nations unies du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais et la langue locale.

Pour les emplois des services généraux : Connaissance de l'anglais et/ou de la langue de travail des Nations unies du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.

Il s'agit d'une description de poste standard pour tous les postes du HCR portant ce titre et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications supplémentaires essentielles et/ou souhaitables liées à l'opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la sélection et le choix des candidats.