L'assistant principal Finances, administration et achats est chargé d'aider le programme national et l'intégration des opérations permettant les services administratifs, les voyages, les conférences et la gestion des acquisitions pour le GGGI-Sénégal.  Il/elle effectuera les opérations de base dans une série de services administratifs liés aux domaines mentionnés. L'objectif de ce poste est de fournir des services administratifs de haute qualité et de précision.

L'assistant principal Finances, administration et achats met en œuvre les règles, les lignes directrices et les droits, et propose des solutions aux problèmes liés au travail quotidien. Il promeut une approche orientée vers le client, conformément aux règles et règlements de la GGGI. Ce poste sera directement rattaché à l'assistant principal, - coordinateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, point focal de l'OED. 

OBJECTIF

Travaillant sous la supervision de l'assistant principal, - coordinateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, point focal de l'OED et des équipes correspondantes au siège, l'assistant principal des finances, de l'administration et des achats sera chargé de soutenir les processus des services clés et les tâches administratives quotidiennes afin de répondre aux exigences opérationnelles du programme national du Sénégal, entre autres ; de satisfaire pleinement aux politiques, aux normes et aux exigences des donateurs du GGGI et d'assumer d'autres fonctions opérationnelles et administratives. L'assistant principal aux finances, à l'administration et aux achats veillera à ce que les processus administratifs soient menés à bien de manière efficace et dépannera si nécessaire pour soutenir un fonctionnement global harmonieux. Il/elle met en œuvre les règles, les directives, les droits et fournit des solutions aux problèmes liés à la gestion quotidienne du bureau. Il promeut une approche orientée vers le client, conformément aux règles et règlements de la GGGI.

ENGAGEMENT

Aide les gestionnaires de projets à gérer efficacement le budget des projets et à en rendre compte, y compris aux donateurs ;

soutient la mise en œuvre du programme dans les acquisitions de fournitures et de services, les transactions administratives dans le progiciel de gestion intégré (ERP), les devis, les évaluations et le registre des nouveaux fournisseurs, la logistique des voyages, la planification et l'exécution des conférences et le suivi des dépenses budgétaires ;

soutient et entretient les relations avec les fournisseurs de biens et de services ;

Effectue les transactions opérationnelles conformément aux règles et règlements de GGGI et aux accords de subvention spécifiques avec les donateurs ;

Aide l'équipe à tenir des registres conformes aux exigences de GGGI et des donateurs.

Explique les procédures et les exigences logistiques conformément aux règles et règlements de GGGI pour toutes les questions pertinentes ;

Soutenir toute autre opération de l'OED selon les besoins de l'équipe Sénégal-GGGI.

LIVRAISON

Finances et marchés publics

Identifier les fournisseurs appropriés (pour les biens et les services) et préparer des devis conformément aux exigences du programme ;

soutient l'élaboration et l'administration des plans de passation de marchés et des procédures de demande d'achat conformément aux programmes de travail annuels et à la ligne budgétaire.

Crée des bons de commande sur les systèmes GGGI ;

Traite les demandes de paiement, y compris le traitement des factures, le suivi des flux de travail, l'envoi d'une notification au fournisseur, entre autres ;

Traite le paiement des consultants individuels ;

Coordonne les demandes d'avance de fonds et de rapprochement de la trésorerie pour les projets concernés.

Activités liées aux voyages du personnel et des parties externes

Collecte d'informations (devis de vol + exigences du DPE) - passeports et coordonnées ; (traitement des visas et des invitations)

Réservez les réservations d'hôtel et retirez le reçu du DPE signé ;

Garde une trace de l'achat des billets d'avion chaque mois.

Soutien logistique aux événements

Préparer des devis avec les fournisseurs de salles de spectacles, selon les besoins, en fournissant une recommandation pour la sélection des fournisseurs ;

aide à l'invitation des événements et à l'enregistrement des participants ;

Aide à l'organisation du voyage des conférenciers et à la participation à l'événement, le cas échéant ;

Aide le coordinateur de l'événement à répondre aux besoins logistiques qui se présentent ;

Créer des évaluations post-événement et des comptes-rendus de réunions ;

Assister aux réunions si nécessaire.

Ressources humaines et engagement du personnel

Aide à l'intégration du nouveau personnel ;

Aide à l'élaboration d'éléments de formation pour le personnel du Sénégal.

soutient les activités de bien-être, comme la coordination des fêtes d'anniversaire, les pauses actives et la promotion de l'ergonomie du travail.

Autres activités administratives

Prise en charge du comptage des actifs physiques ;

soutient le système de classement des programmes et sauvegarde les normes de qualité des rapports/documents pour soutenir les rapports aux donateurs et aux parties prenantes des programmes.

Appuie la gestion efficace du parc automobile de GGGI sur la base des règles et règlements connexes ;

Assume la responsabilité des activités administratives quotidiennes selon les besoins, ainsi que des bureaux de travail.

Effectue d'autres tâches de soutien administratif selon les besoins pour aider le représentant du pays et l'assistant principal, - coordinateur des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats, point focal de l'OED.

EXIGENCES : 

QUALIFICATIONS

Une licence en administration, commerce, comptabilité, politique publique, finance ou autre domaine pertinent ou une expérience équivalente est indispensable ;

Au moins 3 ans d'expérience pertinente dans des fonctions administratives, de préférence dans des organisations internationales au niveau local ;

Un bon niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;

Doit être un citoyen sénégalais ou un étranger titulaire d'un visa de travail en cours de validité ;

Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails, notamment en ce qui concerne la logistique des événements, les budgets, la gestion de la petite caisse, les devis, l'organisation des reçus et des factures, etc ;

Apprentissage rapide, adaptation rapide à un nouvel environnement, à de nouveaux systèmes et apport immédiat d'une contribution. Niveau élevé d'alphabétisation avec des systèmes, des processus et un haut niveau de réflexion analytique et logique ;

Une bonne maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, et une bonne maîtrise du français sont essentielles. Capacité à préparer des rapports écrits et de la correspondance commerciale, tant en français qu'en anglais ;

Esprit d'initiative, motivation et esprit d'équipe, capacité à travailler avec peu de supervision.

Axé sur le service aux clients internes et externes, avec des capacités avérées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à relever des défis ;

Des compétences interpersonnelles solides et mûres et une capacité avérée à travailler avec des équipes multiculturelles ;

Capacité à bien travailler sous pression et à avoir une approche flexible des tâches confiées ;

Une expérience/connaissance de la croissance verte et du développement durable est un plus.

FONCTIONNEL

Capable d'obtenir des résultats de qualité, en temps voulu et de manière rentable. Voir les priorités, planifier l'utilisation efficace des ressources et suivre les progrès par rapport aux objectifs ;

Cherche des possibilités d'améliorer les processus et les résultats. Examine fréquemment les performances afin d'identifier les domaines à développer ;

Réagit positivement au changement et est capable de s'adapter rapidement à de nouvelles situations. Capable d'assumer tout aussi efficacement un éventail de tâches diverses ;

Expertise avec des mains fiables dans Microsoft Office ;

Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails et à la précision, notamment en ce qui concerne la logistique des événements, les budgets, la petite caisse, les devis, l'organisation des reçus et des factures, etc ;

Apprentissage rapide, adaptation rapide à un nouvel environnement, à de nouveaux systèmes et contribution immédiate. Niveau élevé d'alphabétisation avec des systèmes, des processus et un haut niveau de réflexion analytique et logique ;

Auto-initiative, motivée et orientée vers le travail en équipe, avec la capacité de travailler sous pression et avec peu de supervision ;

Orienté vers le service aux clients internes et externes, avec des capacités avérées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à relever des défis.

 CORPORATE

 Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.

Promouvoir l'utilisation optimale des ressources publiques

Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.

Traiter et partager facilement les informations.

Gérer les émotions et le stress de manière positive, établir des relations et résoudre les conflits facilement.

Promouvoir la créativité et l'innovation au sein du personnel.

Être capable de diriger là où c'est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau des projets.