ID de l'emploi : 35555

Éducation et expérience professionnelle :

Diplômé C-HS ou équivalent - 5 année(s) d'expérience

Les langues :

Anglais, français

Note :

G5, Type de poste vacant TA Local

Type d'affichage : Externe, Bureau des Volontaires des Nations Unies

Durée du contrat : Jusqu'au 31 décembre 2021

Contexte

Les unités de terrain des VNU (FU) sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des VNU dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain VNU représentent et positionnent les VNU dans les pays respectifs et rapprochent les services et les solutions des VNU de leurs partenaires des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé.

Sous la supervision de l'analyste de programme, l'assistant de programme fournit une assistance administrative et opérationnelle au sein de l'unité de terrain du programme VNU, en soutien à la mobilisation et au déploiement des volontaires.

Fonctions et responsabilités

Mobilisation des volontaires et soutien au déploiement

Soutien effectif et efficace du coordinateur national et des partenaires des Nations unies dans les campagnes de sensibilisation et d'information, telles que la Journée internationale des volontaires (JIV), la présentation d'informations promotionnelles avec les entités d'accueil, les organisations locales de volontaires, etc ;

Soutien à la mobilisation des volontaires sur place et en ligne qui permet d'augmenter le nombre de volontaires ;

En consultation avec l'assistant du programme de volontariat en ligne (VL) du bureau régional concerné, agir en tant que point de contact pour les volontaires en ligne et l'accréditation des organisations de services de VL, en se concentrant sur le soutien aux entités d'accueil pour le développement des opportunités de VL par des engagements de plaidoyer et la promotion du concept de VL ;

Soutenir le déploiement et la gestion des affectations de toutes les modalités du programme VNU ;

Soutenir le recrutement de Volontaires des Nations Unies nationaux, y compris la mise à jour et le maintien d'une réserve de candidats locaux VNU nationaux en coordination avec le Centre de services des Volontaires (VSC) ;

Tenir à jour les dossiers de tous les VNU affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance et les rapports périodiques soient correctement conservés dans la plate-forme de gestion des volontaires respective, et que les questions connexes nécessitant une action soient portées à l'attention de son supérieur hiérarchique ;

Contrôler et conserver des dossiers sur le statut contractuel de tous les VNU en service et signaler au CVP les actions de suivi

Tenir à jour les registres des congés des volontaires et veiller à ce que tous les Volontaires des Nations Unies gèrent leurs absences conformément aux conditions de service des Volontaires des Nations Unies ;

Tenir à jour les coordonnées de tous les Volontaires des Nations Unies en service, y compris les personnes reconnues à leur charge ;

Veiller à ce que les documents contractuels initiaux, les formulaires des bénéficiaires et les inventaires des effets personnels des VNU soient à jour et soumis au siège du programme VNU, au CVP (par le biais de la plate-forme de gestion des volontaires respective) en temps voulu, conformément aux dispositions pertinentes incluses dans le Manuel de sécurité des Nations Unies ainsi que dans les conditions de service des VNU ;

Aider à l'organisation logistique et aux préparatifs de voyage des Volontaires des Nations Unies qui arrivent et des personnes reconnues à leur charge ;

Faciliter les formalités administratives et les visas d'entrée des Volontaires des Nations Unies et des personnes reconnues à leur charge ;

Fournir l'appui nécessaire aux VNU à leur arrivée, pour ouvrir des comptes bancaires ainsi que pour remplir les formulaires nécessaires à l'obtention de visas, de permis de séjour, etc ;

Entreprendre des tâches pour le soutien local des Volontaires des Nations Unies et des personnes reconnues à leur charge dans le pays, y compris dans les cas d'évacuation médicale, d'évacuation de sécurité ou de décès d'un Volontaire des Nations Unies ;

Aider le siège des VNU à s'assurer que toutes les conditions sont remplies avant le paiement des indemnités finales aux VNU à la fin de leur affectation.

Soutien administratif et logistique

Tenir des inventaires de tout le matériel durable fourni par les VNU et veiller à ce que les registres de tous les articles achetés pour les projets exécutés par les VNU soient soumis au siège des VNU ;

Tenir à jour les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et les documents de référence de manière à pouvoir les consulter et les retrouver facilement ;

Effectuer d'autres tâches administratives si nécessaire.

Compétences

Compétences de base :

Innovation

Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles

Leadership

Capacité à persuader les autres de suivre

Gestion du personnel

Capacité à améliorer les performances et la satisfaction

Communication

Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation

Livraison

Capacité à accomplir des tâches tout en faisant preuve de discernement

Compétences techniques/fonctionnelles :

Administration de bureau

Capacité à gérer les activités quotidiennes du bureau (y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des voyages, la gestion des installations et des actifs, la maintenance des politiques et des procédures) pour répondre aux besoins opérationnels

Efficacité opérationnelle

Capacité à identifier et à mettre en œuvre les possibilités d'amélioration de l'efficacité opérationnelle

Assurance de la qualité

Capacité à engager et à favoriser des partenariats stratégiques avec d'autres parties, à assurer la coordination entre les agences et à établir des relations de travail productives

Gestion de projet

Capacité à planifier, organiser, motiver et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques

Gestion des connaissances

Capacité à saisir, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances

Compétences et expérience requises

L'éducation :

Études secondaires complètes ;

Une certification en administration, comptabilité ou finance est souhaitable.

Expérience :

5 ans d'expérience pertinente dans l'administration et/ou les services de soutien aux programmes.

Exigences linguistiques :

Maîtrise de l'anglais et du français ;

La maîtrise d'une autre langue officielle de l'ONU est un atout.

Autre :

Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;

Une expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web est fortement souhaitable.