Contexte

Sous la supervision générale du directeur régional de l'ONUDC et la supervision directe du chef des opérations, l'assistant en ressources humaines (RH) serait responsable d'une gamme complète d'activités liées à l'administration du personnel ainsi que du recrutement et de la nomination du personnel local conformément au règlement du personnel du PNUD/ONUDC.

Fonctions et responsabilités

L'assistant RH fournit des services RH en assurant la qualité, la précision et la cohérence du travail. L'assistant RH encourage une approche orientée vers le client et conforme aux règles et règlements de l'unité.

Résumé des fonctions clés :

Mise en œuvre des stratégies RH

Mise en œuvre des services RH

Soutien à l'acquisition et au partage des connaissances

Plus précisément, le titulaire sera responsable de ce qui suit :

Assurer la mise en œuvre des stratégies en matière de ressources humaines en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

Conformité totale des processus et des dossiers de RH avec les règles, les règlements, les politiques et les stratégies du PNUD/ONUDC.

   Contribuer à la cartographie des processus opérationnels du bureau régional et à l'élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard (POS) internes en matière de gestion des ressources humaines, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

Mettre en œuvre des services de RH en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

Obtenir des informations générales et des termes de référence (TOR) des coordinateurs de projet ou des chefs de section en relation avec le poste vacant à pourvoir et préparer la documentation administrative nécessaire (description du poste, demande d'avis de vacance ou de publication, etc.)

Créer des offres d'emploi pour le personnel international d'INSPIRA et coordonner le processus de recrutement en étroite collaboration avec le siège de l'ONUDC

Aider à la sélection préliminaire des candidats selon les critères de sélection et à la préparation des tableaux d'évaluation finale. Préparer les procès-verbaux et les rapports (Process Verbale) relatifs aux recommandations du comité de sélection. Tenir des dossiers électroniques et des fichiers papier de cette documentation à des fins d'audit du projet.

Aider à la préparation des lettres de contrat pour le personnel local et les consultants et veiller à leur soumission en temps voulu au PNUD pour approbation.

Surveiller et maintenir la plate-forme de gestion des ressources humaines des bureaux extérieurs (FOHRM) et s'assurer que les données relatives au personnel sont à jour.

Surveiller le statut contractuel du personnel de projet et donner des conseils sur les mesures à prendre en temps utile pour la prolongation ou le renouvellement des contrats.

Maintenir une liste de personnel séparée qui pourrait être utilisée comme un outil de contrôle des informations contenues dans la plateforme de gestion des ressources humaines des bureaux extérieurs et améliorer les décisions de gestion sur la planification des ressources humaines.

Aider l'unité des finances à clarifier et à rapprocher les EOIV mensuels du PNUD concernant les salaires par rapport aux informations contenues dans les contrats du personnel ou dans le système FOHRM.

Organiser des programmes ou des réunions d'orientation et d'initiation pour le personnel nouvellement recruté (tant local qu'international) en relation avec le fonctionnement de l'organisation, la localisation de l'équipe de sécurité et de sûreté (UNDSS), la cantine, la recherche d'un logement dans le cas du personnel international, etc.

Veiller à ce que les nouveaux membres du personnel et le personnel en place soient informés des nouvelles règles et réglementations en matière de ressources humaines, tant au siège que dans les bureaux du PNUD.

Préparer la documentation d'une grande variété de mesures relatives au personnel (c'est-à-dire la séparation, la promotion, la prolongation de contrat, les augmentations de salaire, etc.

Examen des rapports d'évaluation des performances pour vérifier leur exactitude en ce qui concerne les procédures suivies.

Garantir un système de présence du personnel adéquat et efficace et être le point de contact pour toutes les demandes de congé.

Tenir à jour un dossier d'évolution du personnel sur une base mensuelle/annuelle qui pourrait être utilisé pour suivre les mouvements du personnel sur une période spécifique.

Tenir un registre des formations entreprises au cours de l'année et, en consultation avec le chef des opérations, effectuer une analyse périodique des besoins de formation.

Assurer la liaison entre le siège du PNUD et le ROSEN en ce qui concerne l'administration du personnel

Mener des entretiens de sortie pour les membres du personnel qui quittent l'institution et les aider dans les formalités d'autorisation et de séparation.

Soutient le développement et le partage des connaissances en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

Participation aux formations sur les ressources humaines destinées au personnel des opérations/projets.

Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Exécution de toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur.

Compétences

LES COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :

Création de partenariats stratégiques

Niveau 1.1 : Tenir à jour les informations et les bases de données

Analyse les informations générales et sélectionne des documents à l'appui des initiatives de création de partenariats

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1 : Recherche et analyse de base

Recherche des meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses

Connaissances professionnelles/expertise technique

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures