Job ID : 36193

Le poste :

Le poste d'Assistant(e) administratif(ve) est situé dans le Bureau régional de l'UNFPA pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre, à Dakar, et relève du Responsable des opérations internationales.

Sous la coordination générale du Responsable des opérations internationales en Afrique de l'Ouest et du Centre, l'Assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien intégré aux opérations et aux programmes dans le cadre d'une approche de renforcement des systèmes fondamentale pour la stratégie globale de l'UNFPA. L'Assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien et des services administratifs efficaces aux clients internes et externes, en fournissant une orientation administrative avec le/la Responsable des opérations internationales et son équipe pour assurer un soutien opportun aux CO sur les questions opérationnelles.

Comment vous pouvez faire la différence :

L'UNFPA est l'agence principale des Nations Unies pour l'avènement d'un monde où chaque grossesse est désirée, où chaque accouchement est sûr et où le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) est axé sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et pleine conviction. L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à fournir l'excellence dans les résultats des programmes.

Objectif du poste :

Vous soutiendrez la gestion efficace des activités du programme de l'UNFPA dans les domaines de l'administration générale et de la gestion du pool de voyages.

En respectant les règles, les directives et les processus de l'administration du FNUAP, vous ferez preuve d'une approche axée sur le client et les résultats pour interpréter les règles, les procédures et les directives. Vous agirez de manière consultative auprès du personnel de l'OR afin de maximiser l'impact des services administratifs et des ressources humaines dans l'exécution des programmes de pays. L'assistant(e) administratif(ve) travaille avec les membres de l'équipe des opérations du Bureau régional de l'Afrique de l'Ouest et du Centre (WCARO), ainsi qu'avec les membres de l'équipe de coordination des programmes des bureaux nationaux, l'assistant(e) administratif(ve) et les agents du siège, des bureaux sous-régionaux et des bureaux nationaux, ainsi que l'ensemble du personnel du Bureau régional, et leur apporte son soutien. Les contacts avec le personnel et les autres membres du personnel favorisent la réalisation de buts communs et d'objectifs partagés et démontrent l'engagement personnel envers le mandat et la vision organisationnelle de l'UNFPA.

Les contacts internes et externes comprennent l'échange d'informations sur des aspects plus larges du domaine de travail, ce qui peut inclure la clarification de questions non routinières impliquant un apport technique.

Vous serez chargé(e) de :

Assister l'unité des opérations, en fournissant un soutien et des conseils aux différentes unités du CO sur les questions opérationnelles et logistiques.

Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières nécessaires à l'organisation d'ateliers techniques, de réunions inter-agences, de panels de discussion, de tables rondes, de missions et d'autres événements organisés par le programme et l'équipe technique ;

Aider à la préparation et au processus de suivi du plan de travail annuel

Aider à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi du programme régional ;

Examiner la correspondance entrante, collecter et préparer les informations nécessaires à la réponse/action, et rédiger et finaliser la réponse ;

Préparer les premières ébauches de réponses aux demandes de renseignements reçues par les Opérations pour action par les agents de supervision.

Préparer les autorisations de voyage et organiser les déplacements.

Contribuer au maintien du système de classement du bureau et aider à l'archivage.

Maintenir et mettre à jour les dossiers des pays, des partenaires et des projets, y compris les rapports d'avancement des projets, les plans de travail et les budgets, conformément aux directives du programme régional ;

Préparer les demandes de réquisition dans ATLAS avec la contribution des membres des RH des opérations ; utiliser Atlas pour produire des rapports mensuels sur la situation financière des programmes ou des projets ; créer des demandes et des bons de commande dans Atlas, selon les besoins.

Point focal de la gestion des actifs et tâches légères d'approvisionnement selon les besoins.

Appliquer les règles, règlements et procédures de l'UNFPA :

Effectuer des tâches d'assistance à la recherche, notamment des recherches bibliographiques et dans les bases de données ; résumer les informations et rédiger des contributions aux rapports, documents, notes techniques et publications du WCARO.

Identifier des sources et rassembler et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de directives, de discours et de prises de position.

Rassembler des documents d'information et préparer des présentations PowerPoint et autres pour les membres de l'équipe des opérations.

Effectuer toute autre tâche requise par le directeur des opérations internationales.

Qualifications et expérience :

Éducation :

Un diplôme de l'enseignement secondaire est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline similaire est souhaitable.

Connaissances et expérience :

Cinq (5) ans d'expérience pertinente en administration, finances ou gestion de bureau.

Une expérience antérieure au sein de l'ONU est un avantage.

Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.

Connaissances informatiques - Word, Excel, Power-point, etc.

Bonne connaissance d'Atlas / Peoplesoft ou d'un autre système ERP.

Bonnes capacités de rédaction et de communication.

Capacité avérée à travailler en équipe.

Maîtrise des logiciels de bureautique courants et des systèmes informatiques de l'entreprise.

Capacité à effectuer plusieurs tâches et à identifier et résoudre les problèmes opérationnels.

Langues :

La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l'anglais est souhaitable.