Les unites d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l'organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM; garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives, financieres, et d'operations dans le cadre de la planification, la mise en œuvre, le suivi et l'evaluation de l'initiative SRHR dans le contexte d'un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).L'assistant(e) au programme est place(e) sous l'autorite directe de l'Administrateur charge des Operations et le superviseur de deuxieme niveau est le Representant de l'OMS.

DESCRIPTION DE FONCTIONS

Sous la supervision directe de l'Administrateur charge des Operations, l'Assistant au Programme fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la realisation des objectifs ci-apres : TACHES GENERALES- Rediger les correspondances generales et administratives sur initiative personnelle ou suivant les instructions recues ; finaliser les correspondances et rapports pour signature et autorisation ;- Verifier que les courriers depart sont conformes aux normes linguistiques et grammaticales de l'OMS avant de les soumettre pour signature et autorisation ;- Proceder a l'analyse des courriers arrivee et des requetes en fonction des documents de base, des instructions, des politiques, des donnees precedentes, des informations recherchees en anticipation aux besoins du responsable de l'unite, ou bien les reaffecter de maniere adequate ; identifier et mettre en exergue le courrier arrivee et y joindre les documents de support/justificatifs et relever les points necessitant une prise d'action par le personnel professionnel en attirant leur attention sur les dossiers specifiques ;- S'assurer que les rapports techniques et documents officiels sont en adequation avec les standards, les statuts et procedures de l'OMS, les editer et les corriger si necessaire avant leur transmission pour signature et clairance au niveau de l'autorite habilitee ;- Se servir des outils appropries de recherche et de suivi et s'assurer que les dates cles et dates butoirs sont respectees et que les correspondances et requetes ont ete finalisees dans les delais.PROGRAMME : - Assurer la mise en œuvre des requisitions relatives a la mise en œuvre du programme ;- Faciliter la mise en œuvre des activites du Programme et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI…) ; - Organiser les reunions du Programme conformement aux calendriers et besoins ; preparer les proces-verbaux et le suivi des points d'action pour assurer une reponse a temps aux demandes du Programme ; - Assurer un suivi regulier et efficace des activites du Programme en liaison avec l'Administration du bureau pays- S'assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, regles, pratiques et procedures de l'OMS, editer et corriger si necessaire avant leur soumission a la signature du Representant GESTIONS DES REUNIONS- Arranger, coordonner et mener les preparatifs des reunions, seminaires, ateliers, incluant l'envoi des lettres d'invitation, le calcul des couts et les demandes d'autorisation de voyages ; assister a la preparation des documents, au dispatching du materiel et communiquer avec les participants et autres acteurs impliques ;- Preparer les presentations en utilisant PowerPoint et autres logiciels sur initiative personnelle ou suivant les instructions recues ;- Planifier les reunions hebdomadaires de l'equipe et les reunions ad hoc suivant le programme etabli et selon le besoin ; prendre des notes et preparer les comptes rendus y afferents ;- la documentation pour briefing et supports lors les reunions, seminaires, ateliers, etc. auxquels devront prendre part les membres du personnel professionnels de l'equipe ; verifier leurs disponibilites et s'assurer qu'ils ont recu les documents adequats de briefing et de support.VOYAGES- En utilisant le systeme integre de gestion administrative GSM/Oracle, preparer les requetes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS. Effectuer les reservations de vols et d'hotels, preparer les documents de voyage et operer d'autres arrangements connexes suivant la demande ou sur initiative personnelle.AUTRES TACHES- Assurer le suivi des approbations, reunions, voyages et autres activites prevues et executees- Servir de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'equipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau.Les resultats escomptes comprennent un rendement de qualite en temps voulu et la production de resultats permettant d'atteindre les objectifs de du bureau et de favoriser une mise en œuvre efficace des programmes dans le pays.

QUALIFICATIONS

Education

Essential: - Diplome de fin d'etudes secondaires ou equivalent dans un domaine administratif/technique, gestion ou commercial.- Formation aux taches de secretariat et/ou dans un domaine administratif relatif.
Desirable: Un diplome universitaire en gestion/comptabilite ou finances serait un avantage.

Experience

Essential: - Avoir au moins 05 ans d'experience averees a des postes administratifs. - Experience de la prise de notes, de la redaction de courriers officiels, proces-verbaux et rapports. Parfaite maitrise de la langue francaise, ecrite, lue et parlee. Maitrise du pack office
Desirable: Une experience a des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou systeme des Nations Unies serait un avantage. Une experience a l'utilisation du systeme Oracle ou d'autres systemes ERP serait un atout

Atouts

Le/la titulaire du poste justifie d'une connaissance suffisante de l'utilisation des techniques bureautiques modernes et l'actualise grace a des cours internes, a la formation sur le tas ou a l'autoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de l'evolution des procedures, des pratiques, des regles, des reglements et de la structure organisationnelle au sein du departement, du Groupe organique et de l'OMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procedures.