Quel sera votre rôle ?

Vous serez chargé.e du secrétariat et plus particulièrement, de missions des pôles ” SOC - CIT - Partenariats” et du REP réseau en charge de la gouvernance.

Secrétariat et appui opérationnel :
Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
Tenir à jour le classement physique et électronique des pôles concernés ;
Réaliser des travaux d’appui (photocopies, archivage, etc.) ;
Assister les chargés de missions dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LAB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties, mise au propre des conventions avant signature,…) ;
Mettre à jour des tableaux de suivi des ANO ;
Organiser la logistique de réunions ou séminaires et des événements de communication externe ;
Scanner les courriers adressés au pôle, en particulier les DANO, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes ;
Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage ;
Appuyer l’Assistante de projets du pôle NAT dans l’activité d’archivage et de classement.
Organisation des missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège :
Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordres de mission, programme et RDV, etc… ;
Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
Préparer les commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets.
Appui à la correspondante CEFEB du bureau :
Diffuser des formations ;
Organiser des sélections et transmission des dossiers ;
Mettre à jour la base de données des céfébistes.
Communication et autres activités :
Assurer l’intérim du collègue en charge de la communication ;
Point focal cartographie ;
Assurer l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

Qui recherchons-nous ?

Vous êtes titulaire d’un BTS en secrétariat ou d’un autre diplôme ;
Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire ;
Vous avez une parfaite maitrise du français (oral et écrit) et de solides capacités d’analyse, de rédaction, de synthèse ;
Vous avez le savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers ;
Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) ;
Vous avez de fortes aptitudes relationnelles, des qualités d’écoute et le sens de la communication et du travail en équipe ;
Vous êtes rigoureuse, ayant le sens de l’organisation, des priorités et du respect des procédures et des délais ;
Vous êtes réactive et vous avez la capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment ;
Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ;
Vous avez une excellente présentation et des habilités protocolaires.

Remarque: L’offre d’emploi peut se terminer en fonction de la disponibilité du poste. Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.